Wer macht schon gerne Fehler bei der Messeplanung?

Die Top 5 Fehler bei der Messeplanung und wie Sie sie vermeiden​

„So geht’s schief“: Die nächste große Messe steht an, die Vorfreude steigt, aber gleichzeitig auch der Stress. Ein erfolgreicher Messeauftritt kann Ihrem Unternehmen neue Kunden, wichtige Geschäftspartner und jede Menge Aufmerksamkeit bescheren. Doch genauso gut kann es richtig in die Hose gehen, wenn ein paar entscheidende Dinge schief laufen.

Keine Panik – Sie müssen nicht alles perfekt machen, aber wenn Sie die fünf häufigsten Fehler vermeiden, sind Sie schon auf dem besten Weg. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, welche Stolpersteine bei der Messeplanung regelmäßig auftauchen und wie Sie diese locker umschiffen können, um aus Ihrem Auftritt das Maximum herauszuholen.

1. "Irgendetwas fehlt da" - die Zielsetzung: Warum möchten Sie auf die Messe?

Es klingt banal, aber fragen Sie sich einmal ganz ehrlich: Warum wollen Sie eigentlich an der Messe teilnehmen? Wenn Sie jetzt keine glasklare Antwort parat haben, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Messe, weil „man das halt so macht“ oder weil „die Konkurrenz auch da ist“. Doch das ist der erste große Fehler, den Sie machen können.

Warum ist das ein Problem?

Ohne klare Ziele tappen Sie im Dunkeln. Sie wissen nicht, was genau Sie auf der Messe erreichen möchten – und das wirkt sich auf alles aus: Standdesign, Marketingmaterialien, ja sogar darauf, wie Ihr Team auf potenzielle Kunden zugeht. Am Ende haben Sie zwar Präsenz gezeigt, aber was war der eigentliche Zweck?

Wie Sie diesen Fehler vermeiden

Bevor Sie überhaupt einen Fuß auf die Messe setzen, sollten Sie sich hinsetzen und fragen: Was wollen wir hier erreichen? Möchten Sie neue Kunden gewinnen? Oder geht es eher um die Steigerung der Markenbekanntheit? Vielleicht möchten Sie ja auch neue Geschäftspartner finden. Ganz egal, was Ihr Ziel ist – Hauptsache, es ist konkret. Denn nur dann können Sie nach der Messe sagen, ob sich der Aufwand gelohnt hat. Setzen Sie sich klare, messbare Ziele wie „30 qualifizierte Leads generieren“ oder „5 neue Vertriebspartner finden“. So haben Sie nicht nur eine Richtung, sondern auch eine Erfolgsmesslatte.

2. "How much is the fish" - Unzureichende Budgetplanung: Wenn die Kosten explodieren

Mal ehrlich, wer hat nicht schon mal am Anfang einer Messeplanung gedacht: „Ach, das kriegen wir schon irgendwie hin“? Doch dann fängt es an: Der Stand muss größer sein, die Logistik komplizierter als gedacht, und dann sind da auch noch die Reise- und Übernachtungskosten. Plötzlich ist das Budget nicht nur gesprengt – es ist explodiert. Und dann? Dann kommt das böse Erwachen.

Warum ist das ein Problem?

Ein schlechter Überblick über die Kosten kann Ihren Messeauftritt schnell in den roten Zahlen enden lassen. Standmiete, Design, Marketingmaterialien – all das summiert sich. Und wenn Sie nicht frühzeitig alle Kostenpunkte im Blick haben, wird aus dem geplanten Messeerfolg ganz schnell ein Minusgeschäft.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden

Hier hilft nur eins: Planung, Planung, Planung. Machen Sie sich eine detaillierte Liste aller Kosten, die auf Sie zukommen könnten. Vom Standbau über die Logistik bis hin zu den Reisekosten Ihres Teams – und vergessen Sie auch die „versteckten“ Kosten nicht wie Stromanschlüsse oder WLAN auf dem Messegelände. Ein kleiner Tipp: Planen Sie immer einen Puffer von 10–15 % für unvorhergesehene Ausgaben ein. Denn eines ist sicher: Überraschungen gibt es immer, aber mit einem soliden Budgetplan lassen die sich leichter abfedern.

3. "Ist das Kunst oder kann das weg?" - Vernachlässigung des Standdesigns: Der erste Eindruck zählt

Sie kennen das sicher: Sie betreten eine Messehalle, und da sind sie – diese Stände, die man einfach übersieht. Sie sind zu klein, zu unauffällig oder einfach nur… langweilig. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig das Standdesign ist. Die Folge: Ihr Unternehmen verschwindet in der Masse, und potenzielle Kunden laufen einfach vorbei, ohne Sie überhaupt wahrzunehmen.

Warum ist das ein Problem?

Ihr Messestand ist Ihre Bühne, Ihr Aushängeschild. Wenn er nicht einladend und visuell ansprechend ist, bleibt er leer. Besucher fühlen sich nicht angesprochen, und Ihre Marke geht im Messe-Trubel unter. Zudem kommuniziert ein schlechter Stand ungewollt: „Wir haben uns nicht wirklich Mühe gegeben.“

Wie Sie diesen Fehler vermeiden

Ihr Messestand sollte wie ein Magnet wirken – und das beginnt mit einem durchdachten Design. Überlegen Sie sich: Wie möchte ich wahrgenommen werden? Die Farben, die Gestaltung und die Botschaften auf Ihrem Stand sollten Ihr Unternehmen klar widerspiegeln. Investieren Sie in professionelle Messebauer und Designer, die nicht nur wissen, wie man einen Stand schön macht, sondern auch, wie er Ihre Marke optimal in Szene setzt. Und denken Sie daran: Weniger ist oft mehr. Ein klar strukturiertes, einladendes Design bleibt in den Köpfen der Besucher hängen und macht Lust auf mehr.

4. "Kann doch jeder" - Mangelhafte Schulung des Messepersonals: Die Visitenkarte Ihres Unternehmens

Da ist er, der wunderschön designte Messestand. Alles sieht perfekt aus – und dann stehen da Ihre Mitarbeiter. Unsicher, abgelenkt, vielleicht sogar unmotiviert. Was viele Unternehmen vergessen: Der Stand alleine macht nicht den Erfolg aus. Ihr Team vor Ort ist der Schlüssel, und wenn es schlecht vorbereitet ist, verpuffen all Ihre Mühen.

Warum ist das ein Problem?

Mitarbeiter, die nicht wissen, was sie sagen sollen oder wie sie auf potenzielle Kunden zugehen, können Ihrem Image schaden. Statt professioneller Beratung bekommen die Besucher ein verwirrtes „Ich weiß nicht genau, lassen Sie mich das mal nachschauen“. Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern verschreckt potenzielle Kunden.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden

Geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge an die Hand, die es braucht, um auf der Messe zu glänzen. Eine gute Schulung ist das A und O. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wie er die wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen präsentiert und wie er gezielt auf Kunden zugeht. Ein paar Probesituationen vorab helfen enorm – lassen Sie das Team Gespräche üben, mögliche Fragen durchgehen und sich mit den Zielen der Messe vertraut machen. Ein gut vorbereitetes Team vermittelt nicht nur Professionalität, sondern auch Vertrauen in Ihre Marke.

5. "Erstmal Urlaub" - Unzureichende Messe-Nachbereitung: Follow-up ist der Schlüssel zum Erfolg

Die Messe ist geschafft, der Stress fällt ab, und endlich können Sie durchatmen. Sie haben unzählige Gespräche geführt, Visitenkarten gesammelt, vielleicht sogar einige schnelle Skizzen oder Notizen auf dem Stand gekritzelt. Und dann? Oft kommt genau an dieser Stelle der Punkt, an dem viele Unternehmen nachlassen. Die Messe ist vorbei, die Energie lässt nach, und der Stapel an Visitenkarten wird gerne mal „für später“ beiseitegeschoben. Dabei beginnt die eigentliche Arbeit genau jetzt!

Warum ist das ein Problem?

Klar, der Adrenalinschub ist abgeklungen, und die Fülle an Kontakten wirkt plötzlich überwältigend. Doch ohne eine gründliche Nachbereitung verlieren Sie all die wertvollen Leads, die Sie mühsam gesammelt haben. Potenzielle Kunden vergessen Sie schnell, und wenn Sie sich nicht bald melden, könnte die Konkurrenz bereits den Fuß in der Tür haben.

Wie Sie diesen Fehler vermeiden

Es ist völlig verständlich, dass nach einer anstrengenden Messe der Wunsch groß ist, erstmal abzuschalten. Aber genau jetzt ist der Moment, an dem Sie den Hebel umlegen sollten! Machen Sie sich die Nachbereitung so leicht wie möglich:

  • Schnelle Kontaktaufnahme: Melden Sie sich innerhalb weniger Tage. Es muss keine epische E-Mail sein, aber eine kurze, freundliche Nachricht à la „Vielen Dank für das Gespräch, ich würde gerne anknüpfen und nächste Schritte besprechen“ wirkt Wunder.

  • Personalisierte Nachrichten: Die Kontakte von der Messe sind frisch – nutzen Sie das! Statt einer allgemeinen Massenmail können Sie ganz einfach auf persönliche Details aus den Gesprächen eingehen. Notizen wie „interessiert an Produkt X“ oder „hat im Meeting Y Fragen gestellt“ helfen, die Nachricht maßgeschneidert zu gestalten.

  • Nächste Schritte planen: Geben Sie den Ton an. Ob ein weiteres Gespräch, ein Angebot oder eine Demo – zeigen Sie Ihrem Kontakt, dass Sie nicht nur hinterherlaufen, sondern gezielt und professionell weiterarbeiten.

  • CRM nutzen: Hier kann Ihnen ein CRM-System helfen, die Übersicht zu behalten. Glauben Sie mir, bei der Menge an Kontakten, die man auf einer Messe sammelt, kann man schnell den Überblick verlieren. Ein gut gepflegtes CRM spart Ihnen in der Nachbereitung nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Fazit: Planung ist der Schlüssel zum Messe-Erfolg.

Ein Messeauftritt bietet enorme Chancen – aber entspannt wird er nur, wenn man ihn sorgfältig plant. Von der Zieldefinition über das Budget bis hin zur Nachbereitung gibt es viele Fallstricke, die man vermeiden kann. Der wichtigste Tipp, den Sie mitnehmen sollten, ist: Denken Sie langfristig. Ein erfolgreicher Messeauftritt beginnt weit vor der Messe und endet lange nach dem letzten Messetag. Mit einer klaren Strategie, einem gut durchdachten Standdesign und einem perfekt vorbereiteten Team legen Sie den Grundstein für nachhaltigen Messe-Erfolg.

Und zu guter letzt: Schief geht immer irgendwas. Aber wir vom Team DEEG sorgen dafür, dass es keiner merkt. Übrigens, unser kostenfreier Messeplaner auf unserer Unternehmensseite hilft bei der Planung dabei, an alles Wichtige zu denken! 

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